TNT Post UK factureert flexibel, snel en inzichtelijk dankzij Diver Solution
TNT Post UK is sinds zeven jaar actief in de Britse postmarkt en richt zich op dienstverlening voor postbezorging. Vrijwel alle post die TNT Post UK krijgt aangeboden, wordt bij de geadresseerde door Royal Mail bezorgd. TNT Post UK heeft ongeveer 5000 bedrijven als klant en zo’n 1000 medewerkers. In 2007 vroeg TNT Post UK aan COPE om de facturering te stroomlijnen.
Destijds waren binnen de afdeling financiën acht man dagelijks fulltime bezig om handmatig facturen te maken. Ook al ging dit deels geautomatiseerd, snelheid, inzicht en controle ontbraken. Oorzaak hiervan was dat data voor de facturering, afkomstig uit de sorteermachines, vanwege de hoeveelheid volumes lastig met de hand te controleren was. Gevolg: facturen en rapportages maken was tijdrovend. Met substantiële groei van het bedrijf in het vooruitzicht moest hier iets aan gedaan worden.
“Hoewel onze gevestigde naam anders doet vermoeden is TNT Post UK een pionier in de Britse postmarkt. Zeven jaar geleden zijn we gestart. Door de snelle groei en focus op onze core business – het op tijd bezorgen van post – bleven andere ontwikkelgebieden, zoals het mee laten groeien van de back office, onderbelicht. We moesten dus een snelle oplossing vinden die de toename van volumes aankon en die flexibel genoeg was voor de back office om de facturatie voor elkaar te krijgen. Dat wilde ik zo snel mogelijk en met zo min mogelijk investering aanpakken.” Zegt Lieneke Happel, Marketing & Client Services Director bij TNT Post UK.
Wekelijks verwerkt TNT Post meer dan 60 miljoen stuks post, door onze klanten gesorteerd of ongesorteerd aangeboden, in vele soorten en maten met evenzoveel bestemmingen en bijbehorende prijsstellingen. Het Data & Billing Team van TNT Post UK verzorgt de facturering hiervan aan klanten. Lieneke Happel: “Voorheen maakten we facturen grotendeels met de hand, omdat onze klanten vaak heel specifieke billinginformatie terug willen zien. Daardoor had niet iedereen toegang tot dezelfde informatie en ontbrak het ons aan inzicht in de opbouw van de facturen. Nu we met Diver werken, hebben zowel onze interne organisatie als onze klanten inzicht in dezelfde gegevens; bijvoorbeeld over volumes die dagelijks of wekelijks worden verstuurd vanuit een afdeling. Er komen nu ook minder vragen over de facturen.”
Pragmatisch aangepakt
“Voordat COPE hier kwam praten zagen we wel in dat we toe waren aan snellere verwerking van facturen en standaardisatie van processen en procedures. Maar hoe pak je dat aan? COPE was daarin heel pragmatisch. Ze vroegen ons om één probleem en beloofden binnen tien dagen een oplossing. We waren erg enthousiast over deze ‘proof of value’. Opeens bleek dat de rekeningen automatisch konden worden gegenereerd en ging er een wereld voor ons open aan inzichten over onze eigen operaties en resultaten. De implementatie van de BI oplossing Diver Solution heeft het management stap voor stap en in korte tijd meer ‘control’ gegeven.”
Factureren bijna ‘1 druk op de knop’
“Het lastige aan de hele operatie was dat de data van onze producten niet eenvoudig te standaardiseren is en omdat verschillende afdelingen binnen TNT Post UK net weer andere informatie uit het informatiesysteem willen halen. COPE heeft met behulp van de Diver Solution een ‘invoicing applicatie’ gerealiseerd waar al onze regels voor het genereren van facturen zijn ingebouwd. Het Data & Billing Team kan alle gewenste gegevens van volumes tot en met kant-en-klaar opgemaakte rekeningen heel eenvoudig uit Diver halen. Per type factuur kunnen we een dataselectie maken. Hoe complex en divers je input ook is.”
Helen Stewart, de Diver ‘power user’ van het Data & Billing Team, is erg tevreden over het resultaat: “Onze liquiditeit is verbeterd door de snelle invoicing. Op dinsdag hebben we al de beschikking over de facturen over de afgelopen week. En we zijn veel efficiënter: ons team verwerkt nu vijftien keer zoveel post.”
Sneller professionaliseren
Lieneke Happel vult aan: “Voor TNT Post UK was het implementeren van Diver een katalysator om ‘overall control‘ te krijgen en verbeterslagen te maken door de hele organisatie heen. De aanpak van COPE om stap voor stap de problemen aan te pakken spreekt ons erg aan. Tijdens het proces zagen we vaak binnen een paar dagen meteen meer en beter resultaat. Weliswaar zijn we er nog niet. Het kost tijd voordat alle productstromen tot in detail zijn aangesloten en de effecten door de hele organisatie merkbaar zijn. Maar we zijn op de goede weg. Voorlopig is de facturatie grotendeels op orde en zijn benodigde gegevens voor onze medewerkers goed toegankelijk. Als we eenmaal alles in kaart hebben gebracht kunnen we onze informatie met meer afdelingen gaan delen. We hebben gezien dat veel meer mogelijk blijkt dan we dachten. Fijne bijkomstigheid is dat COPE altijd voor ons klaar staat voor ondersteuning en advies. Het zijn professionals die niet alleen veel kennis hebben van hun eigen vak, maar ook begrijpen wat er bij hun klanten speelt. Erg prettig om mee samen te werken.”
Nieuwsgierig geworden?
Lees meer over onze Business Intelligence oplossingen en diensten. Wij geven tijdelijk ook een aantal kosteloze demo’s op eigen data weg!
